Tipy pro vypracování souhrnné informace o sekretářky

Tajemník společnosti přebírá úkoly z organizování aktivit pracovního kolektivu a zejména hlavu společnosti. Jedná se o zástupce vedoucího firmy, takže spíše přísné požadavky jsou prezentovány na kandidáty tohoto výběrového řízení. Zůstaňme více o tom, jak vytvořit úspěšný souhrn pro zařízení na pozici sekretářky.

Co dělá specialista?

Práce jakéhokoli sekretářka vyžaduje, aby dovednost rychle přepnu z jednoho typu pracovní činnosti. Tato osoba provádí širokou škálu úkolů, ale všechny jsou zaměřeny na pomoc první osoba společnosti v práci, stejně jako úsporu jeho pracovníka a osobní volno. Tradičně, oficiální funkce tohoto specialisty zahrnují kancelářské práce, pracující s telefonem, mini-ústřednické a kancelářské vybavení, redistribuce hovorů,Stejně jako organizace setkání, obchodní cesty a další práce.

• Tajemník na recepci Zodpovědný za primární příjem zákazníků a návštěvníků, komunikace telefonicky, přijímající faxy, stejně jako servisní podpora jednání o hlavě.
• Pracovní povinnosti správce Zadejte organizaci nejúčinnější interakce zaměstnanců podniku, zachování pořádek v kancelářských prostorách, servisním kancelářském zařízení, což zajišťuje kancelář společnosti všemi potřebnými šablonami a ekonomickým zbožím.
• Mírně odlišné úkoly osobního asistenta vůdce. Tento specialista si vždy uvědomuje nadcházející události. Je na ramenech, že kompilace harmonogramu vlastníků hlavy, naplnění svých osobních příkazů a mnoho dalších úkolů, které jsou obvykle sjednány v každém případě individuálně.
• Tajemník Soudního zasedání Obvykle připojený k jednomu soudci – tento důstojník se účastní soudních schůzí a vykonává veškerou nezbytnou dokumentární práci. Soudník je zapojen do archivace dokumentů, převod materiálů do kanceláře, což vede zápisy z Soudního dvora, stejně jako zasílání agendy. Požadavky na tento příspěvek jsou velmi vysoké: Zaměstnanec musí mít vyšší právní vzdělávání a odbornou praxi nejméně 2 roky.
• Tiskový tajemník Vaření problematiky prezentace značky interaguje s médii, tvoří výběr relevantních zpráv. Osobní asistent trvá veškerou korespondenci, připravuje všechny obchodní dokumenty pro první osobu firmy, shromažďuje informace, tak či onak spojenou s přijetím důležitých rozhodnutí, a také provádí jednorázové zadání šéfa.

Jeho specifika jsou také k dispozici v aktivitách asistenta notáře, tajemník překladatele, stejně jako zaměstnanec školy ve škole.

Struktura

Jakýkoliv životopis se skládá z několika bloků. Níže jsou uvedeny doporučení, která uvádějí v každém z nich budoucí sekretářka.

Povinnosti

V rozšířené verzi vypadá seznam úředních úkolů jakéhokoli tajemníka takto:

• Příjem příchozích písmen a aplikací, jejich redistribuce, převod na odpovědné osoby+
• Příjem dokumentace pro podpis do hlavy+
• Odpověď na příchozí telefonní hovory a jejich přesměrování+
• Organizace obchodního ředění+
• Vypracování odvolání, dopisů a dalších dokumentů o poptávce šéfa+
• Příprava schůzek a pracovních setkání, sbírání potřebných materiálů, oznámení všech účastníků v případě místa a času jejich holdingu, konečný návrh protokolů setkání+
• Poskytování služeb pro organizaci hostů hlavy+
• Kontrola nad prováděním zaměstnanců příkazů pro správu objednávek+
• Zajištění správy Společnosti nezbytné pro práci kancelářskými potřebami, kancelářským vybavením a jinými prostředky podporující nepřerušované pracovní personál+
• Recepce návštěvníků+
• Udržení archivu společnosti+
• Organizace první osobě zaměstnancům společnosti: nákup jízdenek, stejně jako rezervaci pokoje v hotelu+
• Provádění dalších instrukcí.

Pokud žádáte o referent sekretářky, pak být připraveni, že budou přidány kontroly dokladů na seznam povinností, při přípravě analytických názorů, sběr materiálu pro zprávy a projevy.

Dovednosti

Úspěšný kandidát na pozici sekretářky, musí nutně mít následující dovednosti, které mohou být specifikované v souhrnu:

• dodávka+
• Provedeni telefonní konverzace+
• Setkání a počáteční poradenské zákazníky+
• Udržuje život v kanceláři+
• zpracování korespondence+
• Organizování akcí a obchodních jednání+
• Manažer Time Management+
• Znalost kancelářské techniky a kancelářských programů PC.

Jaký druh dovedností v prioritě – záleží na rozsahu firmy. Například, pokud je pro zdravotnické centrum požadován, pak je nepravděpodobné, že bude potřeba hluboká znalost úřadu práce a řízení dokumentů, je nepravděpodobné, že budete potřebovat schopnost vydávat dokumenty pro získání víz. Tato pozice vyžaduje schopnost komunikovat se zákazníky, znalost základů lékařského případu, schopnost komunikovat telefonicky ve velkém objemu.

Úspěchy

Profesionální úspěchy jsou důležité pro každý zaměstnavatel, mezi nejvýznamnějšími obvykle přidělují následující body:

• Optimalizace společnosti pro správu dokumentů+
• Vytvoření optimálního klimatu práce v kanceláři+
• Organizace interakčního systému jednotek+
• Cestovní podpora+
• Koordinace činností kurýrních a úklidových služeb.

Profesionální a osobní kvality

Příslušný tajemník musí mít takové důležité vlastnosti jako:

• Otevřenost k komunikaci+
• Odpovědnost a orientace pro výsledek+
• aktivní životní pozice+
• Schopnost provádět povinnosti v multitaskingu+
• Schopnost rychle přepnout z jedné aktivity do druhé+
• Absence všech špatných návyků+
• tolerance stresu+
• Přesnost a scrupulsnost+
• Touha přinést začátek konce+
• slušnost+
• Schopnost pracovat s osobními údaji+
• Správný perorální a psaný jazyk+
• Dobrá znalost podnikatelské etikety+
• Schopnost jednat v týmu.

pracovní zkušenost

Pokud jste již pracovali jako sekretářka, nebudete obtížné popsat svou pracovní zkušenost. Mnohem komplikovanější ti žadatelé, kteří hledají práci na této specialitě poprvé. Nedostatek zkušeností – není důvod, proč být rozrušený, můžete vždy jmenovat své klíčové dovednosti, které mají.

Můžete například specifikovat:

• Volný vlastnictví angličtiny a španělštiny+
• Držení všech základních kancelářských programů+
• Znalost kancelářského vybavení+
• 10-Sledujte horní tiskovou metodu (300 znaků za minutu).

Vždy byste měli nominovat své „trumfy“ – to umožní zaměstnavateli zjistit, co jste silní a zájem o váš kandidát.

Vzdělávání

Aby se kvalifikoval pro volné místo referenčního tajemníka na pevnou společnost, musíte mít vyšší vzdělání. Nicméně, to je často nutné, aby účinně plnit povinnosti Doplňkové kurzy a školení pro práci v kanceláři, archivní případ, stejně jako trénink s kancelářským vybavením. V malých kancelářích se sekretářky často dodržují odpovědnosti mladšího právníka nebo jsou účetní. V tomto případě bude zapotřebí právní nebo ekonomické vzdělávání.

Při podání žádosti o místo sekretářky správce a zaměstnance na recepci, přítomnost vysokého školství není zásadní.

Co nemusíte specifikovat?

Trochu více podrobností o tom, co nepotřebujete uvést v souhrnu.

• Vaše koníčky a záliby. Není nutné malovat podrobně, jak byste chtěli pěstovat květiny / plést / vyšívané v případě, že váš budoucí činnost nemá žádný vztah k této.
• Všechny dosavadní zkušenosti. Mnozí začínají práci s těmito pozicemi, jako jsou prodejci, vrátný nebo čistič. Pokud pracujete pro více než 10 let, bude to dost, aby přebývalo na 2-3 místech v podobném specialita.
• Tajemník musí mít příjemný vzhled, takže je vhodné přiložit fotografie do životopisu. Nicméně, ne sexy pozadí není dovoleno sem – omezit striktní fotografii „pro dokumenty“. Obrázky v plavkách nebo v restauraci může být zničena nesprávně.

Jak napsat doprovodný dopis?

Doprovodný dopis není povinná, ale přesto dělá dobrý dojem na potenciálního zaměstnavatele. Není nutné opakovat vše, co je napsáno v životopise. Zde je třeba určit svůj zájem o volná pracovní místa a krátce zdůraznit přítomnost základních dovedností a kompetencí, který vám pomůže při plnění pracovních povinností.

Na konci dopisu, díky zájmu a vyjádřit naši upřímnou naději na odpověď.

Vzorky

Závěrem lze říci, dáváme hotové obnovit šablonu pro funkci sekretariátu.

Ivanova Olga Ivanovna

D. R.: deset.01.1985

bydliště: Rostov

Dav. telefon: +7 (***) ** – ** – ***

E-mailem: *** @ ***. **

fotbalová branka: Postavení osobní sekretář hlavy

Vzdělávání

Rostov ekonomický institut

Socio-ekonomický Fakulta

BC „Odborné vzdělávání“ Seminář „Základy jednatelství“

pracovní zkušenost

01.2013 G. – V současné době, JSC „Obchodní dům“

Pozice: Tajemník

Odpovědnost:

• Plánování ředitele pracovního plánu+
• dodávka+
• Údržba nepřerušitelné života v kanceláři.

09.2008 – 12.2012 G. JSC „Medcentre Plus“

Pozice: Administrátor na recepci

Odpovědnost:

• Příjem a přerozdělení telefonních hovorů+
• Práce s korespondencí+
• Setkání návštěvníků+
• Primární konzultační zákazníci.

Dovednosti:

• Zkušenosti z kancelářské práce+
• Znalost kancelářských počítačových programů+
• gramaticky správný projev+
• Seznámení s kancelářským vybavením.