manager společnosti: kdo to je a co dělá?

V moderním podnikání, žádná společnost, která má kancelář se neobejde bez práce vedoucí kanceláře. Tato pozice zahrnuje správu a řízení workflow kanceláře organizace.

Kdo to je?

V podstatě lze říci, vedoucí kanceláře jeInformativní a pokyny, kdy všechny pracovní momenty Converge firmy a odhodlání. Ten komunikuje mezi hlavou a podřízených, informuje obyčejné zaměstnance o dokumentech podepsaných vedoucím dokumentů, komunikuje s klienty společnosti, volanty korespondenci sleduje zdraví firmy a poskytuje kancelář úřadu, provádí přímou ředitele a jeho zástupce.

Office manager – zaměstnanec, který poskytuje kompletní funkci plnohodnotného pracovního postupu. Popis povolání pomůže lépe pochopit podstatu díla.

Podle číselníku profesí zaměstnanců a příspěvků zaměstnanců, povolání office manager a jeho povinnosti se výrazně liší od povolání sekretářky. manager úřadě, v první řadě, kancelářské prostory organizátor, manažer a správce v jedné osobě. Profese tajemníka naznačuje jeho podřízení se určité osoby (ředitel, zástupce ředitele, vedoucí pracovníci) a která provádí pouze jeho záležitostí.

Úřední povinnosti sekretariátu zahrnují: provádění harmonogramu hlavy, jeho korespondence, výkon konkrétních pokynů. Tajemník navštěvuje pouze záležitosti svého přímého supervizora a nezasahuje do kancelářských záležitostí.

Správce Office řídí všechny současné práce kanceláře, většinou tento dokument dokumentu. Sledujte nepřerušovanékancelářská technika, Poskytuje zaměstnance společnosti papírenské zboží, Včas přináší pozornost zaměstnanců objednávek, objednávek a oznámení v kanceláři, zveřejněné hlavou, Přijímá příchozí telefonní hovory, V případě potřeby vede kalendář setkání a cestovního ředitele. V tomto případě se volné místo nazývá „Office Manager s sekretářskými funkcemi“.

Odpovědnost a funkce ve společnosti

Vzhledem k tomu, že práce kancelářského manažera zahrnuje organizační, informativní a administrativní akce, jeho pracovní povinnosti zahrnují určité funkční úkoly. Jedná se o zaměstnání a podstata činnosti vedoucí kanceláře, který by měl:

• Připravte kancelářskou práci na nový pracovní den: Zkontrolovat funkčnost telefonů, počítačů a kancelářské techniky, přítomnost spotřebního materiálu (papír naplněné kazety pro tiskárnu)+
• Control, sledovat čistotu v kancelářských prostor, dodržování hygienických norem (plné osvětlení, větrání, teplota vnitřní teplota), zkontrolovat funkčnost dělených soustav+
• buy papírnictví a včas poskytnout jim pracovníky úřadu+
• objednat pitná voda, Prací prostředky, toaletní papír, ubrousky+
• Kontrolovat aktuální správu dokumentů: Příprava potřebných dokumentů, reporting, pracovní materiály nezbytné pro plné práci v kanceláři, řeší další pracovní momenty a úkoly+
• Daily provádět kontrolu činnosti řidiče a kurýra+
• Podle pokynů hlavy,Správce úřadu zabývající se distribucí povinností mezi zaměstnanci, Předkládá úkol před nimi, informuje o nezbytné pracovní informace své pozornosti, určuje jejich úroveň odpovědnosti, analyzuje účinnost získaného výsledku+
• Počítat a vypracovat odhad měsíčních finančních nákladů o údržbě kanceláře, kontrolovat jeho realizaci+
• vést kartu pracovní hodiny, Počet dnů a hodin vypracovaných každým zaměstnancem v rámci kalendářního měsíce včas převést Tabel na účetní oddělení pro platový akruální+
• Kontrola dodržování práce práce: Na skutečnost, že deseminaci, brzy péče z práce, bohů pracovníků informovat management společnosti, udržet účetní porušení a nedodržení kódu šaty+
• Organizovat schůzky, zaregistrovat a pomáhat návštěvníkům při řešení jejich problémů.

Hlavní kompetence vedoucí kanceláře zahrnují přípravu a konání jednání, setkání, setkání:

• Musí připravit všechny potřebné materiály, poskytují vzhled událostí všech zainteresovaných stran, vést zápis z jednání+
• Chování korespondence se zákazníky a partnery společnosti, Udělat mailové materiály+
• Práce s příchozí a odchozí kancelářské korespondenci, zaregistrovat k odeslání+
• poskytovat pomoc a podporu pro zaměstnance při řešení konfliktu a kontroverzních situací+
• Koordinovat práci v kanceláři Po skončení pracovní doby, check kancelářskou techniku, osvětlení, split systémy, klimatizací pro jejich odpojení od napájení+
• V některých případech, office manager je zodpovědný za vyhledávání a najímání nových zaměstnanců (Umístí informace o potřebných míst na speciálních místech, procházení shrnutí, provádí předběžný výběr uchazečů, vede pohovor)+
• písemně nebo telefonicky informuje potenciální zákazníky Na náklady na zboží a služby podle ceníku+
• Radí o umístění oddělení společnosti, jejich funkce+
• vede základnu zákazníků Podniky+
• Provádí cla na údržbu webu, Umístěním reklamy o zboží a službách, objednávky se suvenýry produkty, tisk, distribuci informačních materiálů.

Požadavky a kvalita

Chcete-li využít funkci vedoucí kanceláře, kandidát musí mít klíčové dovednosti potřebné pro splnění této práce, stejně jako mají některé osobní a profesionální kvality.

Osobní

Osobní vlastnosti osoby jsou biologické a sociální složky, které tvoří jeho totožnosti. biologické složky Člověk dostane z přírody, jeho rodiče a předky v podobě určitého souboru genů. sociální složka – To je sociální prostředí, ve kterém se člověk vyrostl a zvýšil.

Obě tyto složky tvoří charakter a osobnost, s důrazem na osoby s určitými vlastnostmi, dobré i negativní. Sbírání dohromady všechny rysy osobnosti člověka, můžete získat objektivní spolehlivé psychologický portrét.

Mezi tyto funkce patří takové vlastnosti, jako jsou:

• poctivost+
• přetrvávání v dosažení cíle+
• pozornost+
• Sebekázeň+
• Odpovědnost a organizace+
• Pracovitost, cultivities+
• vnitřní šlechta+
• objektivnost+
• Komunikace, zdvořilost, přátelský přístup k lidem+
• collence, cílevědomost, zdvořilost, dochvilnost+
• Unconfluous, schopnost řešit sporné situace mezi zaměstnanci, optimismus a pozitivní ve všem+
• Retailness, inteligence, help+
• Aktivita, náročnost.

Pro každou jednotlivou osobnosti, psychické a citové výchovy člověka, jeho dědičnost, sociální prostředí, ve kterém se rozrostla.

Kancelář office manager nevyhovuje osoby s výbušným vznětlivý charakter uzpůsoben v sociálním prostředí, protiprávní a vychny.

Negativní vlastnosti osobnosti lze přičíst:

• Nevýhodou, nepozornost+
• depresivní pohled na život, nedostatek optimismu+
• Neschopnost získat v čase s myšlenkami a důsledně řešit úkoly+
• agresivní povaha+
• Naklánět drby a intrik.

Business

Člověk je obchodní kvality – to je jeho schopnost vykonávat určité pracovní úkoly a funkce.

Nejdůležitější z nich je dostupnost dobrých zkušenostech a úrovně vzdělání, jakož i osobních a obchodních kvalitách člověka, který je úzce spjata s sebou.

Pro podnikové kvalit, můžete posoudit, jak efektivní žadatel bude moci uspořádat své pracovní postupy, jak kvalitativně vystoupí pracovní povinnosti svěřil. K úspěšnému zvládnutí kanceláře, žadatel musí mít kromě znalostí a dovedností, které jsou definovány obchodní kvality, ke kterým patří:

• Vzdělání, úroveň kvalifikace+
• pracovní zkušenost+
• Rychlé učení, adaptace na nové podmínky+
• náročné na sebe a další+
• Schopnost pracovat v podmínkách, multitasking, zároveň vyřešit několik otázek najednou+
• Analytické myšlení, schopnost pružně a nestandardní myslí, učinit správné závěry, shrnují+
• Business grip+
• vůdčí schopnosti+
• Připravenost k práci přesčas+
• Oratoric schopnosti, diplomaticity a schopnost přesvědčit+
• Business komunikační dovednosti.

Profesionální

Profesionální vlastnosti osoby jsou souhrn osobních a obchodních kvalitách a pro všechny dovednosti, které se mu podařilo zakoupit za jeho celou kariéru.Ve své profesní činnosti, vedoucí kanceláře, aby:

• Užijte si určité znalosti, schopnosti a dovednosti v oblasti Správa kanceláře+
• profesionálněuplatnit své znalosti a dovednosti v praxi+
• být schopen pracovat s dokumenty, Znát zásady organizace správy dokumentů, pravidla pro vytvoření archivu+
• být jistý uživatel počítače a další kancelářskou techniku+
• důkladně znát proces řízení dokumentů, Práce s příchozí a odchozí poštu, znát pravidla pro jeho registraci časem přinést vyřešení hlavy až strukturních jednotek, sledovat podmínky výkonu zaměstnanci společnosti na základě dokumentů, zeptal se jich, odesílat odchozí korespondenci poštou nebo kurýr+
• mít administrativní manažerských dovedností+
• Být schopni rychle vytisknout, Znát zásady a pravidla pro sestavování jednoho nebo jiné dokumenty (objednávky, příkazy, pokyny, vyhlášky)+
• neprodleně zlikvidovat užitečných poznatků (Kontakty záchranných služeb, elektroinstalace, vodoinstalace, dodací večeře služby)+
• Znát cizí jazyky (Ne vždy), i když v některých společnostech Znalost určitého cizího jazyka je hlavní podmínkou pro uchazeče, a to případ, office manager by měl mluvit, číst a psát v cizím jazyce+
• umět mluvit a psát příslušný, vyjádřit své myšlenky s dobrou spisovného jazyka+
• vlastnídovednosti obchodní etikety.

Vzdělávání a pokročilé školení

Žádný z vysoké škole učí správce profese kancelářské. Kompletní příprava a obdrží diplom nebo osvědčení o odborné přípravě v rozpočtu nebo soukromých školicích středisek, škol.

Profese vedoucí kanceláře je velmi poptávky, může být zvládnut na pokročilé školení, které mají jinou základní vzdělání. Každý zaměstnavatel má své vlastní kandidátské požadavky na tuto pozici.

Ve velkých společnostech, zpravidla v této pozici chtějí vidět specialistu pouze s vysokoškolským vzděláním, Malé podniky mohou vzít do tohoto post zaměstnance se středním nebo sekundárním speciálním vzděláním.

Hlavní věc je, že každý zaměstnavatel věnuje pozornost Zkušenosti v této pozici, úroveň počítačové znalosti, znalost kancelářské vybavení a schopnost pracovat na něm, Znalost základů kancelářské práce a archivace,Znalost cizích jazyků.

Co napsat do životopisu?

Kompetně vytváří životopis a získat si váženou pozici, potřebujetePodrobně, ale upřímně uveďte všechny informace o sobě: Osobní, profesionální, obchodní vlastnosti, zkušenosti v takovém postu, vzdělávání.

Při vypracovávání shrnutí, je třeba vzít v úvahu požadavky na specifické zaměstnavatele uvedené v oznámení o volném pracovním místě. Je nutné zadat účelem získání práce – to může být konkrétní místo nebo seznam míst, která tvrdí žalobce.

Úroveň očekávaných mezd dá pochopit zaměstnavatele, že může nabídnout a co kandidát nároky.

Nedávají nepravdivé informace o pracovní zkušenosti, vzdělání – To vše lze snadno zkontrolovat, v tomto případě volné místo pro žadatele budou nepřístupné, že bude prostě odpadu.

Dostupnost fotek – pozitivní moment pro kandidáta, Zaměstnavatel by měl vědět, jehož životopis zvažuje. Office manager – tvář společnosti, a zaměstnavatel není lhostejné, kdo ji reprezentují.

Je nutné zadat úroveň svého vzdělání, často zaměstnavatel na tuto poziciPřijmout Specialista s vyšší ekonomickou, právní, psychologické nebo filologické vzdělání.

Shrnutí musí odrazit od několika předchozích pracovních míst, příčin propuštění, kontaktech lidí, kteří mohou zavolat a zeptat se o zkušenosti a osobní charakteristiky kandidáta. Je vhodné psát o své rodinný stav, koníčků a zálib.

Takové informace budou užitečné pro zaměstnavatele.

Vypracováním shrnutí, držet se své struktuře:

• osobní informace – jméno, věk, kontakty+
• Osobní – Sekce je považován za není povinné pro design, ale je to lepší, aby jeho vyplnění+
• Základní dovednosti a schopnosti – Uveďte, co kancelářské programy vlastní, ve všech vyspělých školení, semináře, školení, další doplňující školení jste splnily+
• pracovní zkušenost – Seznam všech vašich praxe, stáže, ukončené projekty, dobrovolnické programy, v chronologickém pořadí, určete podniky, kde jste pracovali předtím, vzdělávání a školení (odrážet všechny vzdělávací programy a směry, které skončily)+
• Doporučení – V této sekci určete jména a kontakty těch, kteří vám mohou doporučit novému zaměstnavateli, reagovat na vás pozitivně.

Shrnutí by mělo být jasně a stručně sestaveno, žádné další informace v něm by měly být.

Je-li žalobkyně tvrdí úřadu správce úřadu bez pracovních zkušeností, bude lepší tuto sekci odrážet vůbec ve souhrnu. Není třeba ukázat zaměstnavatele nedostatek znalostí a dovedností. V tomto případě je lepší popsat vaše osobní a obchodní vlastnosti, jaký druh vzdělávání je hlavní a další (semináře, školení).

Charakterizoval sám sebe jako pracovitého, zdokonalený, výkonný, rychle proškolená osoba. Nepodceňujte své schopnosti a dovednosti, ne lpět životopisy s zbytečných informací.

Jak zkušenosti, je možné uvést výrobní postupy, pre-diplom stáže, schopnosti organizování konkrétních událostí, účast na olympiádách, konferencí, soutěží, všechny druhy zkoušek. Máte-li nějaké úspěchy a úspěchy, které přímo souvisejí s budoucí práci, ujistěte se, že prezentovat tyto informace v souhrnu.