Který je tajemníkem referment a to, co dělá?

Pozice sekretářka po dlouhou dobu bylo nejvíce žádoucí pro mnoho zástupců krásné podlahy. Dříve, jako pravidlo, tam byla prakticky nic z takového zaměstnance, kromě atraktivního vzhledu. Nicméně, teď se všechno změnilo, někdy takový zaměstnanec je důležitou součástí kolektivu a měl by být připraven plnit různé funkce. V důsledku toho, že je často velmi zatížena práce. Jaké jsou tyto zodpovědnosti, jaké požadavky musí být v souladu se dostat nabídku práce, přečíst v tomto článku.

Zvláštnosti

Profese „sekretářka“ sahá až do dob starověkého Říma. „Tajemníci“ byly důvěryhodné osoby císařů – muži, kteří měli velký politický vliv. Tato profese získala svůj nový začátek v průběhu první světové války, ale už znamenal splnění úplně jiných povinností. Až do dnešní doby, tak ozvěny bylo dosaženo počáteční smyslu sekretářka v podobě takových míst, jako generálního sekretáře a ministra.

V současné době je profese, tajemník Referrement vyžaduje splnění práce vztahující se k dokumentům, organizaci kancelářské práce kancelářské potřeby a další funkce. Důležité dovednosti pro sekretáře Referenta jsou komunikativnost a zdvořilost. Předpona „referent“ znamená, že zaměstnanec bude komunikovat s úřady o různých pracovních případů. Je zřejmé, že konkurenceschopnost mezi těmi, kteří chtějí, aby se tento postoj je vysoká, a to zejména ve velkých firmách a společnostech. Specifika dovedností, které tajemník musí mít někdy může záviset na oblasti činnosti společnosti. Jednoduše řečeno, ve společnosti zabývající se prodejem zařízení, bude sekretářka potřebují vědět, subtilnost vedení obchodních jednání. Nicméně, to není vůbec nutné pro každou firmu individuálně.

Velké náborové firmy tvrdí, že tento postoj, spolu s poštou řidiče a jiných podobných míst, svědčí o velké množství nadměrně času zpracování. Lidé, kteří jsou na těchto pozicích jsou nuceni přizpůsobit se plánu šéfů a být připraven pracovat téměř 24/7. Nyní popularity získává „Virtuální tajemníci“, které splňují většinu závazků vyplývajících z obvyklého sekretářky pro ty podniky, které nejsou schopny odstranit kancelář nebo prostě nedělají to z důvodu úspory finančních prostředků. Odděleně, je třeba poznamenat, že je důležité, vzhledu sekretářky. Tajemník musí oblékat v obchodním stylu, vyhnout se světlé, vyvrhel a nevhodného make-up, účesy.

Použití parfémů se znatelným aroma není vítán, ale skromné, atraktivní vzhled, je vítán.

Popis práce

Tento dokument obsahuje všechny povinnosti související s činností zaměstnance. Také výuka práce obsahuje práva zaměstnanců a popis požadavků na něj. Tento dokument obsahuje informace, a o tom, kdo bude muset nahradit zaměstnance během jeho nepřítomnosti. Je také třeba poznamenat, že pokud je to nutné, instrukce úlohy může být přezkoumán a změněn. K tomu může dojít v následujících případech.

• Změna odpovědnosti tajemníka referent.
• Vznik změn v dokumentaci pro organizaci.
• Vznik změn ve struktuře organizace.

Povinnosti

Níže jsou uvedeny hlavní povinnosti tajemníka Referrant.

• Často osoba, která je v této pozici je zodpovědný za poskytování kancelářské potřeby. Také on musí v případě potřeby objednat produkty. Přímá odpovědnost tajemníka – objednat chladič s vodou a dejte si pozor na její výplň.
• Referent tajemník musí přijímat hovory na hlavě a produkují jejich „screening“.
• Měl by rovněž uspořádat pořadí přijímání návštěv.
• Osoba, která je v této poloze je podřízen generálnímu řediteli společnosti. Tak, většina z povinností provádí bude spojena s jeho požadavků a objednávek.
• Seznam povinností zahrnuje i příjem a odesílání přijaté a odeslané korespondence, připravit všechny potřebné dokumenty na žádost generálního ředitele, kontrola dokumentů, které režisér musí podepsat.
• Tajemník také přenáší potřebné informace od ředitele pro zaměstnance a naopak způsobuje, že zaměstnanci ředitele podle potřeby.
• Tento zaměstnanec také často spolupracuje s administrativní a ekonomické oddělení. Někdy může koordinovat s personálem tohoto ministerstva kancelářské kanceláře kancelářskými potřebami a inventářem. Na rozdíl od první položky popsané výše, tato položka není vždy předepsána v popisech referenčního tajemníka.
• Tajemník musí objednat lety do letadel a rezervací hotelů v hotelech v případě, že ředitel nebo jiní zaměstnanci jdou na služební cestu.
• V některých organizacích musí tajemník oznámit orgány a / nebo jiným zaměstnancům o nadcházejících oslavách, narozeninách zaměstnanců a svátků. Někdy se zabývá lidským specialistou.
• Denní sekretářka by měla připravit recepci ředitele na začátek nového dne – zahrnují světlo, kancelářské vybavení (tiskárna, počítač a tak dále), připravit potřebné dokumenty.

Odpovědnost

Referenční tajemník musí reagovat na tok dokumentu a nemá právo zveřejnit důvěrné informace. Takový zaměstnanec je zodpovědný za uchování dokumentů a jejich včasné podání. Tajemník je zodpovědný za nedodržení povinností předepsaných v úředním výuce,. E. Pro neplnění svých pracovních funkcí, včetně takových porušení, jako by pozdě. Zaměstnanec může mít problémy, pokud je sjednán pracovat s dokumentací.

Odpovědnost se nosí pro zveřejnění důvěrných informací, které odkazují na kategorii „obchodní tajemství“. Zaměstnanec je zakázán kořisti inventář, zejména nábytek, který mu poskytl nebo ve vlastnictví společnosti. Tajemník je zodpovědný za taktový nebo hrubý postoj k zaměstnancům. Vzhledem k tomu, že se hlásí všem ostatním zaměstnancům téměř denně, musí být tajemník ne-konflikt a diplomatický.

Nedostatek demonstrace těchto vlastností může vést k propuštění tajemníka.

Práva

Nejprve má referenční tajemník právo požádat o různé dokumenty nezbytné pro práci v různých zaměstnancích. Tajemník může distribuovat přijaté telefonní hovory, v závislosti na jejich důležitosti podle svého uvážení. Totéž platí pro postup pro přijímání návštěvníků na recepci. Může také vyžadovat vysvětlení zaměstnanců, pokud došlo k disciplinárním narušením. Sekretářka také má přístup k dokumentům pod supem „důvěrně“.

Pouze generální ředitel může takový zaměstnanec zamítnout nebo pronajmout, a nikoli vedoucího oddělení nebo oddělení, jako v jiných případech. Totéž platí pro obnovu. Tajemník může předložit vedení návrhu na zlepšení práce s dokumentací nebo metodami řízení práce. Také může optimalizovat některé pracovní postupy. Stejně jako každý jiný zaměstnanec má právo požadovat vytvoření pohodlných podmínek pro práci a může dokonce ústně vyžadovat vysvětlení zaměstnanců, kteří porušují pracovní disciplínu.

Znalosti a dovednosti

Práce sekretáře se zpravidla odhaduje na základě výkonné a účinnosti. Ostatní dovednosti jsou tak sekundární. Zaměstnanec musí být schopen komunikovat s lidmi, vyjednávat, mít kompetentní řeč. Musí být schopen vyřešit různé druhy organizačních otázek, používat programy Microsoft Office – Excel, Power Point, Word a další.

Vzdělávání

Neexistuje žádný tvrdý požadavek na vzdělání, stejně jako specialita přijatá. Vzdělávání však musí být nutně, i když sekundární speciální. Absolventi právních fakult jsou dána preferencí vzhledem k tomu, že práce z větší části souvisí s vedením dokumentace. Žádoucí zážitek z 1 roku.Alternativní zkušenosti s prací lze považovat za projít školicím kurzem.

Zahraniční společnosti z budoucího zaměstnance mohou vyžadovat znalosti cizího jazyka. Tajemník musí být schopen kompetentně vyjádřit své myšlenky, psát a vypracovat dokumenty bez gramatických chyb.

Výuka práce může často obsahovat neúplný seznam práv, povinností a požadavků na referenční tajemník. To platí pro povinnosti – ve skutečnosti jejich seznam je širší.

Místo výkonu práce

Poptávka po této profesi je velká. Tyto činnosti jsou zpravidla vhodné pro mladé profesionály, kteří nedávno absolvovali. Tato aktivita je to skvělá příležitost zjistit strukturu práce společnosti. Předpokládá se, že v této pozici si můžete koupit dobré dovednosti budoucnosti dobrého manažera. Vzhledem k tomu, referent sekretářka provádí širokou škálu úkolů, to je důležité a nezbytné zaměstnance i pro nejmenší firmy.

Závěrem je za závěr za zmínku, že šablona, ​​podle které by sekretářka měla být schopen vařit kávu a reagovat na telefonní hovory, daleko od pravdy. Teď je to široký specialista spektra.